データベースソフト「Bento 3」、豊富な用途別テンプレートは初心者の強い味方

レビュー

2010/05/17 12:26

 ファイルメーカーが提供する「<a href="http://bcnranking.jp/news/0911/091130_16004p1.html
">Bento 3</a>」は、Macユーザーを対象とした個人向けデータベースソフト。従来のバージョンから、Macの写真管理ソフト「iPhoto」やスケジュール管理ソフト「iCal」との連携など、外部アプリケーションとの連携を強化したのが特徴だ。同社の専用コミュニティサイト「Bento テンプレートエクスチェンジ」から無償でダウンロードできるテンプレートを利用して、その使い勝手を検証しよう。

Mac OS Xとの相性はバツグン、iPhoneでも使える



 ある程度のまとまった量のデータをコンピュータで管理するとき、Excelをはじめとした表計算ソフトを使うのが一般的だ。しかし、趣味のCDコレクションを例にとると、アーティストの情報とともにジャケット写真や収録楽曲ごとの情報を管理したい場合、「表」という平面的な表示形式から抜け出すことが難しい表計算ソフトは、扱いに苦労する。異なる種類のデータを関連付けしながら管理するのは、データベースソフトのほうが適しているのだ。

Bento 3

 とはいえ、データベースソフトもなかなかひと筋縄ではいかない。「テーブル(表)」「リレーション(関係)」「クエリー(処理要求)」などの耳慣れない専門用語が次々出てきて、初めてのユーザーはあらかじめ勉強しておかないと手も足も出ない可能性がある。しかも、表計算ソフトに比べて価格が高い。前述したCDの管理のような処理はデータベースソフトの得意分野だが、一般のユーザーにとってハードルが高いことは否定できない。

 法人向けデータベースソフトで長年の実績をもつファイルメーカーの「Bento」は、「表計算ソフト以上、本格的データベースソフト未満」ともいうべき機能を備えた個人向けのデータベースソフトだ。大量のデータを高速に処理するデータベースソフトとしてのエンジンを備えつつ、クエリーの記述やリレーションシップの設定など、専門知識がなくても操作できるよう設計されている。豊富なテンプレートを利用することで、初心者でも手軽にデータベースを作成できる。

最新版「Bento 3」はグリッド表示に対応。
iPhotoライブラリを直接読み取ることができる

 実は、米Filemakerはアップルの関連会社。その企業が開発した製品だけに、Mac OS Xとの連携はよく考えられている。最新版の「Bento 3」は、iPhotoに登録したアルバムをライブラリ欄に表示し、インポートなしで扱えるようになった。iPhotoライブラリの内容をBentoでただ参照するだけ、というわけではなく、「写真に情報を追加したうえでデータベース化する」「Bentoで管理している連絡先やイベントなどの情報を写真にリンクさせる」といった次元の高い連携ができることが大きなメリットだ。

 iPhoneやiPod touchとの連携もバッチリ。オンラインアプリケーションストア「App Store」で販売している「Bento for iPhone and iPod touch」を使えば、それぞれの端末でBento 3と同期して、データベースを外出先でも活用できるようになる。米FileMakerは、すでにアップルの「iPad」に対応した「Bento for iPad」(英語版)を発売しており、日本語版が出ればiPadでも活用しやすくなるだろう。

iPhoneでBento 3を同期してデータベースを外へ持ち出せるアプリケーション「Bento for iPhone and iPod touch」

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プライベートに、ビジネスに、豊富なテンプレートを役立てる



 ファイルメーカーが運営するコミュニティサイト「Bento テンプレートエクスチェンジ」では、同社やユーザーが作成したさまざまなデータベースのテンプレートを公開している。これらをダウンロードすれば、あらかじめデザインされたフォーマットを活用して手軽にデータベースを作成できる。フィールド名の変更など、若干の手直しが必要なときもあるが、作業の大きな助けとなることは間違いない。ここでは、同社が提供するテンプレートから、プライベートとビジネスからそれぞれ二つをピックアップして紹介する。

■Bento 3 ファミリーオーガナイザー

 まずは、個人向けのテンプレートをみていこう。「Bento 3 ファミリーオーガナイザー」は、5月に公開したばかりの新しいBento 3専用テンプレート。料理のレシピを管理する「献立プラン」、iCalと連携してスケジュールやタスクの管理ができる「今週の予定」、請求明細や支払日などを管理する「支払い管理」、家族の家事分担をチェックする「日課表」、どこで何を買うかを記録する「お買い物リスト」の5種類を揃え、いずれも日常生活で役立てられるものばかりだ。

iPhotoから写真を選べる「献立プラン」

 なかでも「献立プラン」は、Bento 3の機能をうまく生かしている。写真欄に挿入する写真はiPhotoライブラリから直接読み込むことができ、PDFなどの形で保存するレシピファイルは、クイックルックで内容を確認できる。クイックルックとは、Mac OS X 10.5(Leopard)で追加されたファイルの内容をすばやく閲覧できる機能。ちなみに、Bentoではバージョン2からサポートしている。

iCalを起動することなくデータに直接アクセスできる「今週の予定」

■支出

表示モードを「表形式」にすれば、表計算ソフトに慣れたユーザーは作業しやすい

 旅行やおけいこごとなど、どのような活動にいくらお金を使ったのか、という情報を管理するテンプレートが「支出」。Bento 3に標準装備しているものだ。ファイルメニューから「テンプレートからライブラリを新規作成……」を実行すれば、すぐに作業に取りかかることができる。データベースとしての要素はシンプルで、「金額」や「支出タイプ」「日付」などのデータをインプットしていくだけ。表示方法を「表形式」に変更することもできる。

「支出」のような標準装備のテンプレートはファイルメニューから選択する

Bento テンプレートエクスチェンジで公開中の主なテンプレート(プライベート向け)
カテゴリ 名称 管理するデータ
連絡先と名簿 連絡先 連絡先に関連するさまざまな情報
インターネット&パスワード ユーザー名とパスワード WebサイトにログインするときのIDやパスワードなどの情報
教育 クラス 授業名や講師の名前など、授業に関する情報
時間管理 To Do 項目 プロジェクト名や期限日など、To Doリストに関連する情報
私の休暇 渡航先の情報や撮影した写真など、休暇や旅行に関する情報
リサーチ&メモ 車の保守点検 保有する車に関する出費や保守点検に関する情報
物件の検索 価格や物件の写真など、不動産に関する情報
ホーム&ホビー 在庫目録 購入日や取得価格など自宅にあるアイテムに関する情報
ホームメンテナンス 作業名や見積金額など、自宅の設備更新に関する情報
ミュージック&ムービー デジタルメディア 映画や音楽など、保有するデジタルメディアに関する情報
テレビと映画のコレクション CDやDVDのコレクションに関する情報
クッキング、フード&ワイン レシピ 料理名や調理にかかる時間など、レシピに関する情報
ワインコレクション 原産地やワイナリーなど、ワインに関する情報
健康&フィットネス 健康の記録 病気の症状や通院歴、体重といった健康に関する情報
エクササイズの記録 運動の種類や燃焼カロリーなど、日常のエクササイズに関する情報
ダイエットの記録 ダイエットやエクササイズの情報
イベント計画&プロジェクト プロジェクト チームメンバーやステータスなど、プロジェクトに関連する情報
イベント 場所や日時など出席するイベントに関連する情報
パーティプランナー パーティーや結婚披露宴の実施に関する情報

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■製品リサーチ

 次は、法人向けのテンプレートだ。「備品や消耗品は1円でも安く購入すべし」と、上司から経費削減の厳しいお達しが出ている企業は少なくないはず。そんなせちがらい状況で役立つテンプレートが、「製品リサーチ」だ。製品の仕様と写真をデータベース化することが基本機能だが、Bento 3の新機能「簡易リストフィールド」を使えば、店舗ごとの価格や配送料を比較することができる。

店舗ごとの価格を記録しておけば、製品を購入するときに比較・検討しやすい(製品写真の下の欄)

■Bento 3 連絡先&顧客管理

 「Bento 3 連絡先&顧客管理」は、人の名前やメールアドレスのほか、iPhotoライブラリに保存している顔写真を使用したり、iCalに登録する関連のイベントやタスクを登録したり、さまざまなアプリケーションを横断して連携ができる。用途別に「連絡先&顧客リスト」「受領書」「営業案件」の三つのテンプレートがあり、それぞれデータを関連付けて記録することができる。

顧客情報や営業案件、経費などを関連付けて管理する(「連絡先&顧客リスト」のテンプレート)

Bento テンプレートエクスチェンジで公開中の主なテンプレート(ビジネス向け)
カテゴリ 名称 管理するデータ
ビジネス ファイル コンピュータ上にあるファイルの個別情報
機材 製造元や製造番号など、保有する機材に関する情報
顧客 名前や役職、会社名などの顧客に関する情報
在庫 IDや保存場所など在庫に関する情報
販売する製品 価格や写真など、販売する製品に関する情報
販売済み製品 販売先や価格など、販売した製品に関する情報
問題のトラック 報告者や担当者など、現在注視している問題に関する情報
リサーチ&メモ 会議のメモ 議題やiCalと連動する実施項目など、会議に関する情報
メモ あるトピックに関連した、サブトピックや会話などのメモ
仕事の検索 給与水準や面接履歴など、就職に関する情報
ファイナンス 支出 日付や金額など支出に関する情報
寄付 受取人や金額など、寄付に関する情報
時間管理 請求に関する情報 作業時間数や支払い期日など請求に関する情報
連絡先と名簿 メンバーシップリスト 名前や連絡先など、会員に関する情報
教育 生徒リスト 名前や写真など、生徒に関する情報
イベント計画&プロジェクト イベント計画 催しの名前や期間などイベントに関する情報

 このように、管理したい具体的なデータに合わせた用途別のテンプレートがあるのは、データベース初心者にとっては頼もしい。まずは標準搭載のテンプレートを活用して、コンピュータに眠ったままの手持ちのデータを整理することからはじめよう。(ライター・海上 忍)。

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