「Backlog」でプロジェクトの進捗を可視化してスマート管理を実現!

レビュー

2021/07/25 12:00

 社員のプロジェクト管理を一括で行うことに限界を感じている企業も少なくないだろう。2005年にヌーラボがサービス提供を開始した「Backlog(バックログ)」を使えば、タスクの可視化が可能で、スマートなタスク管理が実現できる。
 

プロジェクトごとのタスクを可視化できる
ヌーラボの「Backlog」

 この記事では、Backlogに関する以下の内容について紹介する。

(1)Backlogの概要
(2)Backlogが注目される理由
(3)Backlogの導入が向いている企業

 社内のプロジェクト管理をクリアにする方法を探している人は、ぜひ参考にしてほしい。

(1)Backlogの概要

 社員一人ひとりの作業の進捗状況を把握することは、そうたやすいことではなく、むしろ企業の大きな課題となっているケースが多い。例えば、プロジェクト管理が徹底されていなかったことが原因で、取引先とのトラブルに発展するケースも考えられる。企業にとっては、決して無視できない課題だ。

 そのような課題を解決することを目的に2005年にリリースされたプロジェクト管理ツール「Backlog」は、幅広い業種で活用できる。現在、多くの有名な知名度の高い大企業でも導入されている。

(2)Backlogが注目される理由

些細な情報もWiki機能により共有可能に

 数あるプロジェクト管理ツールの中でも、Backlogが注目されるのには次のような理由がある。

・親子課題として管理が可能
・ファイルの共有が可能
・Wiki機能により情報を共有
・カンバンボードにより進捗状況を分かりやすく表示
・無料のアプリにより外出先でも進捗が確認できる

 これらの機能がプランに関係なく利用できるという点も嬉しい。それぞれについて解説しよう。

親子課題として管理が可能

 仕事で課題が浮上した際、何から手を付けていいか分からない状況に陥るケースは多い。また、課題を複数人で処理しようとすると、それぞれの進捗状況を確認できるようにしなければならないが、それを可視化する仕組みは簡単なことではない。

 しかし、Backlogなら大きな課題を「親課題」、小さな課題を「子課題」と細分化して複数人で処理することで、効率よく解決策が見出されるのだ。親子課題の管理が可能な上、課題を一括して管理することができる。

ファイルの共有が可能

 ビジネスシーンでよくあるのが、データファイルの共有先の混在。目的のデータがどこのファイルに格納されているのかを探すだけで時間がかかり、作業効率が落ちる。Backlogならば、Backlog上で共有できるため管理が簡素化されるだけではなく、データにもアプローチしやすい。

 共有できるファイルの種類は「.pdf」「.jpeg」「.png」「.gif」「.psd」「.ai」「.epsファイル」と豊富な点も、Backlogの使い勝手がいい理由と言えるだろう。

Wiki機能により情報を共有

 ミーティングの議事録やメモなど、社内やチーム全体に周知した方がいい情報を共有する場としてもBacklogは活用できる。取引先との会議録、社内マニュアル、仕様書など活用方法は様々だ。

 登録したデータは、「キーワード検索」「タグ検索」「ページ名で絞り込み」の三つの方法から検索できるので、関連する議事録やメモに素早くアプローチできる。

 また、PDF出力やリンク共有の機能も備わっているため、データ出力がしやすい点もBacklogをおすすめしたい理由の一つである。

カンバンボードにより進捗状況を分かりやすく表示

 処理中のプロジェクトの進捗状況を瞬時に分かるようにしておかないと、進捗確認に時間を要してしまう。Backlogのカンバンボードを使えば、「未対応」「処理中」「処理済み」「完了」の四つのステータスに分類できるため、見ただけですぐにプロジェクトの進捗状況を判断できる。

 プロジェクトの進捗を追うことに苦労している企業にとって、カンバンボードはかなり魅力的な機能といえるだろう。

 ただし、プロジェクトの進捗をグラフで可視化するガントチャートはスタータープランでは利用できない。ガントチャートを使いたい場合は、スタンダードプラン、プレミアムプラン、プラチナプランのいずれかの契約が必要となる。

無料のアプリで外出先からも進捗確認が可能

 リモートワークが広がる中、プロジェクトの進捗状況をどこからでも確認できるようにしておくことは望ましい。Backlogは、無料のアプリ(iOSAndroid)によりスマートフォン(スマホ)などでも進捗管理が可能。外出先や移動中など、気になった時にいつでも担当のプロジェクトの進捗状況が確認できる。

Backlogは進化をやめないプロジェクト管理ツール

スマートフォンやタブレット端末での操作も追求

 Backlogは、使いやすさを求めて次々と機能が進化するプロジェクト管理ツールでもある。例えば、特定の人に通知したい時に使われる「メンション機能」。以前は、ユーザーIDもしくはユニークIDでしかメンションはできなかった。

 しかし、機能が改善されてユーザー名でメンションが送れるようになった。的確に相手に指示ができるだけでなく、当人たち以外の他のユーザーも含めて、誰と誰がやり取りしているのかが確認しやすくなる。

 また、BacklogのWikiのiOS版でも使いやすく改良された。以前は、アップロードした画像はリンクに置き換えられていたが、改良により自動的に表示するようになった。画像を開く手間が省け、スマホやタブレット端末でも操作がしやすくなったわけだ。

 ユーザー目線で常に進化を遂げ、今後の期待値が高い点もBacklogの魅力といえるだろう。

(3)Backlogの導入に向いている企業

見やすいガントチャートにより
進捗状況の可視化を実現

 豊富なプロジェクト管理ツールの中から、どのツールを選んだら良いのか迷っている人もいるだろう。Backlogの導入は、次のような状況にある企業に適しているだろう。

・オンプレミスを運用できるスタッフがいない
・プロジェクト管理ができずトラブルに発展したことがある
・プロジェクトの進捗状況を可視化したい

 これらの企業にBacklogがおすすめの理由について説明しよう。

オンプレミスを運用できるスタッフがいない

 Backlogの強みは、プロジェクト管理ツールの初心者でも使いやすい機能性の高さ、そしてサポート体制がしっかりしている点だ。有料にはなるが、専門スタッフが対面もしくはWEB上で操作方法を教えてくれる。

 Backlogの契約前であっても、ウェビナーを申し込めば基本操作を教えてもらえるなど、初めてプロジェクト管理ツールを使うスタッフばかりであっても、安心してBacklogが導入できるだろう。

プロジェクト管理ができずトラブルに発展したことがある

 複数人でプロジェクトを担当している場合、進捗状況、取引先との情報など、全ての情報を共有することは難しい。部署をまたいでの共有となると、さらに難しくなるだろう。

 Backlogはプランによって登録できるタスク数は異なるが、Backlog一本にぞれぞれの部署ごとの課題を集約できる。

 Backlogに課題を集約することで、プロジェクト管理のミスによるトラブル発展といった事態は避けられるだろう。部署間の壁を超え、情報交換をする必要がある企業にとってBacklogは作業効率の向上を支えてくれるに違いない。

プロジェクトの進捗状況を可視化させたい

 先述したプロジェクトの進行をグラフで可視化するガントチャートは、Excel形式でダウンロードできるだけではなく、ガントチャート上でドロップ&ドラッグするだけでスケジュールを柔軟に変更できるなど、使いやすさにもこだわっている。

 プロジェクトの進捗状況を可視化させたい企業にとっては強い味方となるだろう。
 
カンバンボードで
プロジェクトの見通しをクリアにできる

 プロジェクトを効率よく進めるには、プロジェクトの見通しを図ることが重要である。しかし、「報連相」をきっちりしているつもりでも、業務が属人化してしまうと、どうしてもパーフェクトに情報を共有するのが難しくなりがち。

 また、プロジェクトを可視化できないと、進捗が遅れてしまう可能性が高くなるなど、社内全体のクオリティーも下がってしまいかねない。

 Backlogは、そのような状況を解決してくれるプロジェクトツールである。親子課題を一括して管理でき、カンバンボードでプロジェクトの進捗状況を明瞭化することも可能だ。現在、抱えているプロジェクトをそつなくこなし、かつ効率よく進めるために強い味方となってくるだろう。(GEAR)

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