会社の内/外を問わず、プレゼンテーション用のスライド作りに使われるPowerPointは、このソフトの使いこなし次第で稟議や商談の成否が決まるといっても過言ではない重要なソフトといえるだろう。実践的なTipsを紹介するので試してみてほしい。

覚えておきたいショートカット

　ほかのMicrosoft Officeアプリ同様、PowerPointにもキーボードショートカットがある。キーボードショートカットを使いこなせば効率的にスライドを作成でき、プレゼンテーションのストーリーを考える時間を増やせるだろう。

　特に覚えておきたいショートカットは以下のものだ：

●Shift＋方向キー：オブジェクトの拡大縮小（左/右：横方向に縮小/拡大、上/下：縦方向に拡大/縮小）
●Ctrl+Shift+[]：背面/前面に移動（Ctrl+Shift+[：1つ背面に移動、Ctrl+Shift+]：1つ前面に移動）
●Ctrl+B/I/U：文字装飾（Ctrl+B：太文字、Ctrl+I：斜体、Ctrl+U：下線付き）
●Ctrl+[]：フォントサイズを変更（Ctrl+[：1ポイント大きく、Ctrl+]：1ポイント小さく）

　ほかにもさまざまなキーボードショートカットが用意されているので活用してほしい。

アウトライン機能でプレゼンの骨格を作成

　プレゼンテーションで最も重要なのはストーリー作り。役立つのがアウトライン機能だ。スライドの各ページに対してタイトルや内容を箇条書きで書ける機能で、ページの入れ替えがドラッグ＆ドロップで簡単にできたり、入力した内容がそのままスライドの各ページに反映されたりと便利に使える。

整列機能で図形が等間隔に並ぶ

　プレゼンテーションを聞いている人たちにできるだけ集中してもらうには、美しいスライドを作ることが重要。図が上下左右で微妙にずれているとそこに気が向いてしまい、肝心のストーリーがおろそかになりかねない。

　そんなときに活用したいのがオブジェクトの整列機能だ。オブジェクト間の間隔を等間隔に並べてくれる機能であり、手動で調整するよりも簡単かつ確実に美しいスライドが作れる。使い方は整列したいオブジェクトを選択した状態でホーム→整列→整列を選び「左右に整列」または「上下に整列」を選ぶだけ。同様に上下左右に揃えることもできるのでこちらも活用してほしい。

スライドのファイルサイズを小さくする

　スライドのなかに大量の画像を埋め込むとファイルサイズが大きくなりすぎることがある。メールで送信できないほどのサイズになったら「画像圧縮」機能を利用しよう。まず、いずれかの画像を選択し、図ツール→書式→図の圧縮を選択する。あとはオプションを選んでOKを押すだけだ。

プレゼン中に役立つTips

　次にプレゼンテーション中に役立つTipsを3つ紹介しよう。

PDFに変換して誰でも簡単に閲覧できるように

　PowerPoint形式のファイルは必ずしも誰もが開けるわけではない。最近はスマートフォンやタブレットを使って移動中に仕事をする人もいるため、PDF形式に変換しておくと誰もが利用しやすいだろう。

　PDF形式への変換は、ファイル→名前を付けて保存から、ファイルの種類を「PDF」にすれば良い。オプションで「最小サイズ」を選択すれば通信速度が遅い環境でも閲覧しやすいので必要に応じて選んでほしい。なお、PDF形式に変換したファイルは念のため、他人に送信する前に正しく変換できているか自分でチェックすることをおすすめしたい。

プレゼン中の手書きで言いたいことを強調

　プレゼンテーション中に特に伝えたい事柄がある場合、その場で手書きで強調すると効果的だ。手書きをおこなうにはまず、スライドショータブで「発表者ツールを使う」をオンにする。この状態でスライドショーを開始すると、スライドの左下にペンの形のアイコンが表示されるのでそれを選択しよう。選択するとあらわれる「ペン」をクリックすることで、マウスを使って手書きでの描画が可能になる。手書きした内容はスライドショー終了後に破棄することも保存することも可能だ。

プレゼン中に特定のページに一気にジャンプ

　プレゼンテーション終了後の質疑応答では、スライドの特定のページに飛びたいことがある。1ページずつめくってもいいのだが、聞いている人にもたもたしている印象を与えるかもしれない。より簡単な方法があるので紹介しよう。特定のページに飛ぶ方法は、スライド番号＋Enterでおこなえる。特にアニメーションを多用している場合は1ページずつめくるのに時間がかかるので活用してほしい。

PowerPointを使いこなして自分が伝えたいことを確実に伝えよう

　プレゼンテーションは自分が伝えたいことをどれだけ伝えられるかが勝負であり、そのためにはスライドの作成とプレゼンテーションの両方が重要だ。PowerPointにはさまざまな機能が備わっており、使いこなせばよりプレゼンテーションの質を上げられるだろう。この記事で紹介しきれなかった内容も多くあるため、より質をあげるのであれば探求してみてほしい。（ライター・ハウザー）