リモートワークの推進など、世の中ではさまざまな働き方改革が実施されているが、自分の仕事について改革が進んでいないと感じているケースはないだろうか。原因は、仕事を効率的に進められていないからかもしれない。そこで、仕事の効率化を実現できる無料もしくはコストパフォーマンスの高いアプリをご紹介しよう。

 

仕事にメリハリをつけるアプリ3選

　効率的に仕事を進めるにはメリハリが大切。メリハリをつけるために役立つアプリを三つ紹介する。
 

集中時間と休憩時間の切り替えで集中力アップ！「Focus To-Do」

　「Focus To-Do」は集中力を維持しながら仕事や勉強を進められる「ポモドーロテクニック」を実践するためのアプリ。ポモドーロテクニックは25分の作業と5分の休憩を繰り返すことでメリハリをつける技術であり、世界中で広く使われている。
　ポモドーロテクニックにタスク管理を組み合わせたアプリで、ポモドーロテクニックを実践するとともに各タスクをかけた時間を記録することができる。これにより、自身の時間の使い方を振り返り、改善へとつなげられる。iPhone/iPad/Apple Watch/Android/Mac/Windowsのマルチプラットフォーム対応でデータが同期するのもうれしい。
 

時間の使い方を可視化して改善！「aTimeLogger」

　効率よく仕事を進めるためには時間の使い方を最適化することが重要。「aTimeLogger」を使うと簡単に仕事を含めた各作業に使った時間を可視化でき、改善につなげられる。
　複数の作業を並行して記録することもでき、例えば通勤中に勉強したり、仕事のための読書をしたりといった作業も記録可能。目標時間を設定することで働き過ぎ防止にも役立つ。
 

目標達成で自分にご褒美を！「自分ルール」 ＆「myRule」

　仕事を頑張ってばかりではなく、たまには頑張った自分にご褒美をあげることも大切。それによって仕事に張りが生まれ、効率よく作業を進められるかもしれない。「自分ルール」は習慣化したい行動をポイント化し、達成したらポイントをゲットできるというアプリ。勉強や掃除など、なかなか手につかない作業をしたときにポイントがつくようにし、ポイントが一定以上たまったら自分にご褒美をあげる、というような使い方ができる。
　自分ルールは1人で目標に挑戦するアプリだが、1人ではなかなか続かない人にはSNS方式の「myRule」がおすすめ。ほかの人に対して自分の目標を宣言して追い込んだり、ほかの人の目標達成に刺激を受けたりできる。
                                    

仕事のスピードを上げるアプリ3選

　続いて仕事のスピードアップに効果的なアプリを三つ紹介したい。
 

頻繁におこなう業務を自動化！「Power Automate Desktop」

　日常的に行う業務の中には、同じことを毎日繰り返しているというものが少なくない。始業時にメーラーやブラウザ、Officeアプリを立ち上げる、Excelに同じルールでデータを入力するなど、クリエイティブでない作業は必ず存在するだろう。
　決まっている作業を自動化できるのがMicrosoftの「Power Automate Desktop」。自動化というと難しそうに聞こえるかもしれないが、直感的なインターフェースで誰でも簡単に使える。面倒な作業は疲れる上にモチベーションを下げがちなため、できるだけ自動化してみてはいかがだろうか。
 

賢い漢字変換でキー入力数を減らす！「ATOK」や「Google日本語入力」

　日本語をキーボードで入力する際は、かなでの入力内容を漢字に変換する必要がある。このかな漢字変換の精度が低いとメールなどの文章を書く際に時間がかかる上にストレスを感じるだろう。WindowsやMac標準のかな漢字変換システムも以前に比べれば高精度になったが、他社のものに変更すればスピードアップを図れるかもしれない。
　おすすめのかな漢字変換システムとしてはまず、長い伝統をほこる「ATOK」が挙げられる。最新のものはディープラーニングを活用し、文脈から自然な変換が行える。

　無料のものが良ければGoogle日本語入力がおすすめだ。こちらはスマートフォンのような強力な補完機能が自慢で、少ないキー入力で長い文章を打てる。また、Webで使われている新しい言葉に対応するのも早い。
 

スキャナ不要で素早くデータ化！「Microsoft Lens」

　ペーパーレス化が進められている世の中ではあるが、まだまだ紙の文書やホワイトボードへの手書きなど、完全にデジタル化されていないのが現状だ。紙の文書やホワイトボードのコピーをわざわざプリンタ複合機でスキャンしている人も多いだろう。
　非デジタルデータをデジタル化するのにおすすめなのが「Microsoft Lens」。これはスマートフォンやPCで撮影したカメラ画像をデジタル化するもので、PDF以外にもWord、Excel、PowerPoint形式に変換できる。斜めに撮影した紙をまっすぐに補正したり、手書き文字を変換したり、画像を表に変換したりなど、一般的なプリンタ複合機のスキャナ機能よりも高機能だ。
 

アプリの活用で自ら働き方改革を

　仕事をする際はついつい標準的にインストールされているアプリで済ませがちだが、追加のアプリを活用することによって効率的でスピーディーに作業を進められる可能性が高い。今回のアプリ以外にもさまざまなアプリが存在しているため、それぞれの悩みに合わせて探してみてほしい。
　働き方改革は政府や会社が行うものと思われがちだが、スピードが遅く、内容が一般化されるケースもある。自ら働き方改革を実現するため、まずはアプリの活用から始めてみてはいかがだろうか。（ライター・ハウザー）