日々の仕事に追われていると、いつの間にか貯まる書類。FAXやら名刺やら報告書やら請求書やらが机の上にうず高く積まれ、貴重な作業スペースが圧迫されていく。こうした机上の惨状を解決へと導いてくれるのが、PFUのパーソナルドキュメントスキャナ「ScanSnap S1300」だ。ボタン一つで書類を取り込み、実物のバインダに紙文書をファイリングしていく感覚でドキュメントデータを管理できる。これ一台で雑然とした机はスッキリし、情報活用の効率は大きく向上する。そんな夢のビジネスツールの全貌に迫った。


世界シェアNo.1メーカーが贈るパーソナルドキュメントスキャナ



 「スキャナ」と聞いてまず思い浮かべるのは、プリンタとコピー、スキャナ機能が一体となった複合プリンタや、写真やフィルムを高画質で取り込むイメージスキャナだろう。しかしビジネスの世界では、スキャナといえば紙文書を電子データ化する業務用イメージスキャナが一般的だ。

 業務用イメージスキャナの分野で世界シェアNo.1(※1)を誇るPFUから新たに登場したのが、今回紹介する「ScanSnap S1300」だ。去る11月16日に発表されたばかりの「S1300」は、従来機「S1500」や「S1500M」の機能を継承しながら、添付ソフトウェアのバージョンアップや新機能の搭載、洗練度を増したデザインといった進化を遂げた「ScanSnap」シリーズのフラッグシップモデルである。

 スキャナなどのメーカーであると同時に、住宅金融会社でのローン手続き書類の電子化、医療機関での医療情報の電子化、役所での書類電子化など、スキャナを中核に据えたドキュメントソリューションで豊富な実績をもつシステムインテグレータでもあるPFU。そんなPFUならではの高度な機能と使いやすさを備えた「ScanSnap S1300」の機能の数々を紹介していこう。

※1 欧州はInfoSource(2006年度)の集計に基づきPFUにて推計。日本・北米はインフォトレンズ(2006年度)の調査に基づき集計

リングファイルに書類をファイリングしていく感覚



 「ScanSnap S1300」を見てまず驚くのは、そのスリムなデザインとコンパクトなボディ。机の上に違和感なく溶け込み、貴重な作業スペースを圧迫することがない。先入観なしに本機を見たら、これがスキャナだとは思わないはずだ。

ScanSnap S1300は机の上に違和感なく溶け込むサイズ

 毎分8枚、両面16面(※2)を読み取ることができるスピードも大きなポイントだ。一般的なスキャナはフタを開けて1枚ずつ原稿をセットし、PCから読み取り操作を行わなければならないが、「S1300」は一度のセットで8枚の文書の両面を読み取り、保存することができる。このあたりは、ビジネススキャナを知り尽くしたPFUならではだ。

※2 USBバスパワー駆動時は毎分4枚、両面8枚

 高度なビジネスシーンにも耐える機能を持ちつつ、個人ユーザーもターゲットとするだけあって、ワンプッシュでビジネスに最適なPDFを作成してくれる簡単操作も本機の大きなポイント。ドキュメントの種類や状態を自動的に判断し、最適な電子データを作成するインテリジェント機能に磨きがかけられ、煩わしい設定や操作を行う必要がない。

 この「インテリジェント機能(ISW)」は、読み取った画像からインデックス情報を生成する「インテリジェント・インデックス機能」、PDF内のキーワード情報で保存先を仕分ける「キーワード自動仕分け機能」、マーカーで囲った部分を自動認識して切り出し、PDF化する「インテリジェント・クロッピング機能」、書類の色を識別して圧縮率を最適化する「カラー自動判別機能」という四つの機能で、書類のPDF化を強力に支援する。難しいことは考えずに、ボタン一つで極めて手軽かつ簡単に文書を電子データにすることができる。その操作感は、バインダーに書類をファイリングしていく感覚に近い。
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ワンプッシュでOKの簡単操作



 付属するソフトウェアは、文書整理ソフト「ScanSnap Organizer V4.1」、名刺管理ソフト「名刺ファイリングOCR V3.1」、OCRソフト「ABBYY FineReader for ScanSnap 4.1」、ECM連携ソフト「Scan to Microsoft SharePoint 3.3.5」の4種類。「ABBYY FineReader」を使えば、読み込んだデータをテキストデータとして保存できる。

 では、実際に「ScanSnap S1300」を使ってみよう。データを取り込むのは至って簡単。読み取る書類を本機にセットし、本体横のScanボタンを押すだけだ。

Scanボタンを押すだけの簡単操作

 あとはソフトが自動で立ち上がり、読み取りから保存までを自動で行う。保存フォーマットは、PDFを基本にWordやExcel、Powerpointでも保存ができる。わざわざ読み取り用のソフトを立ち上げる必要もない。文字通りワンタッチで電子データ化でき、簡単で拍子抜けするほどだ。OCRの認識率も、ワープロなどでプリントされた文章ならば、かなり高い確率でテキストデータ化してくれる。

 

さまざまな保存方式に対応する

 読み取った電子データは、Microsoft Office SharePoint Serverとの直接連携によって、ネットワーク経由によるドキュメントの共有・閲覧管理が簡単にできる。部署内での電子データ共有などで威力を発揮しそうだ。

SharePointでデータの共有が簡単
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ココがすごい! 「ScanSnap S1300」



■写真もOK! 階調をしっかり維持

 スキャナには、どうしても文書の読み込みがメインというイメージがある。写真付きの文書は苦手だろうと思ったのだが、意外や意外、階調感など、元の写真のクオリティをかなり高いレベルで維持したまま取り込めた。こうした特性は建築用の施工写真を含んだ文書や医療用ドキュメント、雑誌の切り抜きなどを電子化する際に特に威力を発揮してくれるだろう。

左:スキャン画像 右:元文書

■スピードが速い!

 A4サイズの写真付き文書なら、ボタンを押して、ものの5秒で取り込みが完了する。取り込み後のデータ保存も「ScanSnap Manager」でワンタッチ。10秒もあれば一つの文書を電子データ化できる。スピードと確実性が要求される場面では、非常にありがたい。一連の操作がシンプルなので、PCに不慣れな年配ユーザーでも十分に使いこなせるだろう。

■文書管理がとにかくラク!

 スキャンしたデータを管理するのが「ScanSnap Organizer V4.1」。スキャンした画像をファイルを開かずに閲覧したり、PDF内に記載されているキーワード情報を基に保存先を自動的に振り分けたりすることができる。

スキャンした文書を一覧できるScanSnap Organizer

 データ管理ソフト「楽2 ライブラリパーソナル」を使えば、スキャンした電子データを実際のリングファイルに綴じていくかのように保存・管理することができる。日常的に使い慣れた文具を模したインターフェースなので、PCの苦手な人でも直感的に管理・操作できる。

 

リングファイルの感覚で文書管理

■名刺管理もお任せあれ!

 毎日のように人と接する営業マンの多くが、貯まっていく名刺の管理に手を焼いていることだろう。そんな名刺管理の煩わしさも、付属の「名刺ファイリングOCR」を使えば一発解決。業界トップレベルの名刺認識率を誇るOCR機能で名刺情報をテキスト化し、データベースで管理できる。会社名や氏名、所属、電話番号、メールアドレスから、瞬時に目的の人物をピックアップすることが可能だ。

「名刺ファイリングOCR」はさまざまな名刺様式に対応

お母さんのレシート管理やお父さんのハガキ管理にも



 駆け足ではあったが、「ScanSnap S1300」の各機能を試した。「ワンプッシュで即スキャン」という手軽な操作性と、机の上に置いても邪魔にならないスリム・コンパクトボディで、とにかく「使いやすい」という印象。書類が貯まってきたら、面倒がらずにすぐに電子データ化に向けて作業ができそうだ。

 「ScanSnap Organizer V4.1」「楽2 ライブラリパーソナル」「名刺ファイリングOCR」は、強力な管理機能と検索機能を備えており、欲しいデータを欲しいときに即ピックアップできる。大量の書類を電子データ化すればするほど、その恩恵を強く感じるだろう。これはビジネスユースに限ったことではなく、お母さんのレシート管理や、年賀状・暑中見舞いなどのやり取りが多いお父さんのハガキ管理などにも強力なツールとなるはず。また、デジタル製品を頻繁に買うガジェット好きの方なら、取扱説明書や保証書などを電子データ化して管理するのにも重宝すること間違いなしだ。

 ユーザーの発想次第で、いくらでも用途が広がっていく「ScanSnap S1300」。実勢価格は3万円以下と非常に手頃だ。貯まりに貯まった書類で机上のスペースが圧迫されている人は、ぜひ導入を検討してほしい。<ITジャーナリスト 市川昭彦>